Ausbildung / Weiterbildung Personalassistent / Personalassistentin (neu HR-Assistent / HR-Assistentin)

Wer eine Ausbildung absolviert und die Prüfung Personalassistent/in bestanden hat, der kann als Sachbearbeiter respektive Sachbearbeiterin im Human Resources eine Anstellung finden und dort administrative Aufgaben wahrnehmen. HR-Assistenten und -Assistentinnen sind für die Erstellung von Stelleninseraten und deren Veröffentlichung in den verschiedensten Medien zuständig, der Erteilung von telefonischen Auskünften an Bewerbende, die Erstellung des Firmenportraits und der ausgeschriebenen sowie das Zusenden der Bewerbungsunterlagen an die Interessenten zuständig. Sie sind somit Kontaktperson zwischen Unternehmen und Bewerbern. Sie übernehmen die Sichtung der Bewerbungsdossiers und die Grobeinteilung der Kandidaten (Einladung zum Bewerbungsgespräch, zweite Wahl oder Absage). Bei einem Vorstellungsgespräch wirken sie mit, klären die Salärstufe und Sozialleistungen, kümmern sich um Grenzgänger-, Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen für ausländische Mitarbeitende und arbeiten auf Anweisung des Human Resource die Arbeitsverträge aus. Sie kümmern sich um Austrittsgespräche, Arbeitszeugnisse und Austrittsformalitäten. Auch innerbetrieblich dient eine Personalassistentin / ein Personalassistent als Kontakt zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeiten, etwa bei Themen wie Krankheit, Lohn, Arbeitszeiten, Unfall, Zulagen, Beförderungsanliegen, Problemen am Arbeitsplatz, Burn-out und Versetzungen.

Grundsätzlich handelt es sich bei allen genannten Weiterbildungen inhaltlich um denselben Kurs:

• HR-Assistentin / HR-Assistent (Zert.)
• Sachbearbeiterin Personalwesen / Sachbearbeiter Personalwesen (Zert.)
• Personalassistentin / Personalassistent (Zert.)

Was sich unterscheidet, ist die Anerkennung vom Verband HRSE (Human Resources Swiss Exams).

Wer in der Zukunft die Ausbildung als HR-Fachfrau / HR-Fachmann absolvieren möchte, sollte zwingend einen Kurs mit HRSE-Zertifikat abschliessen.

73 % aller Personen, die sich für eine Sachbearbeiter Personalwesen Weiterbildung resp. Sachbearbeiterin Personalwesen Weiterbildung interessieren, tun dies um diese Weiterbildungsmöglichkeit mit den eigenen Bedürfnissen abzugleichen. Sie möchten ermitteln, ob die Weiterbildung den eigenen Bedarf decken. Dies zeigt die Umfrage des Bildungsportals Ausbildung-Weiterbildung.ch bei den entsprechenden Personen. 15 % wiederum haben eine Erwähnungen in Stellenausschreibungen für HR-Assistentin Jobs oder HR-Assistenten Jobs als Anfragegrund bestätigt. Auch 12 % haben durch eine Empfehlung ihr Interesse entwickelt. Zwei freie Textantworten haben zudem den Ausbau von Wissen als Grund bestätigt: "Ich arbeite bereits im Personalwesen und möchte mir mehr Wissen aneignen" und "um mein Wissen in der HR-Assistenz zu vergrössern". Weitere Freitextantworten sind: "Ich möchte dieser Lehrgang absolvieren zur Vertiefung, da ich bereits im HR arbeitete.", "Weitere", "Interesse am Personalwesen", "um mich beruflich weiterbilden zu können", "ich will mich in Richtung HR-Assistenz weiterbilden", "Wiederholung nicht bestandener Prüfung", "weil ich bereits als Personalassistentin arbeite und habe keine Ausbildung", "persönliche Weiterbildung, persönliche Perspektive HR-Fachfrau", "evtl entscheidend für meine Zukunft", "arbeite schon im Personalwesen", "ich würde gerne mein Wissen in der HR-Assistenz erweitern und dies zum Nutzen meiner jetzigen Arbeitsstelle einsetzen" und "wird in meinem Beruf verlangt".

Die Kriterien zur Zulassung an die Zertifikatsprüfung Personalassistent / Personalassistentin bzw. HR-Assisgtentin / HR-Assistent sind:

• Matura oder eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (Lehrabschluss).
• 2 Jahre allgemeine Berufserfahrung nach Beendigung der Ausbildung.
• 4 Jahre allgemeine Berufserfahrung wenn keine Matura oder Fähigkeitszeugnis (Lehrabschluss) vorliegt.
• Vollzeiteinsätzen gleichgestellt werden Teilzeiteinsätze mit einem Beschäftigungsgrad von 70% oder mehr.

In der Weiterbildung Personalassistentin resp. Weiterbildung Personalassistent lernen die Teilnehmenden folgende Lerninhalte: 

• Grundlagen Human Resources Management (Auftrag HRM, Teilprozesse, etc.)
• Personaladministration (Rekrutierung, Arbeitszeugnisse, etc.)
• Lohnadministration (Abrechnungen, Sozialversicherungen, etc.)
• arbeitsrechtliche Grundlagen (Vertrag, Pflichten, etc.)
• weitere Themen wie Handelsregister, Bildungssystem etc.

Kurz gesagt wird in der Personalassistent Weiterbildung resp. Personalassistentin Weiterbildung (neu HR-Assistentin Weiterbildung oder HR-Assistent Weiterbildung) das notwenige Wissen vermittelt, um die Personaladministration in einem KMU oder öffentlichen Unternehmen als Sachbearbeitende/r selbständig zu führen.

Mit einer Personalassistent-Ausbildung können Sie folgendes erreichen:

• Überblick über wichtige Themen im Personalwesen gewinnen
• Gute Grundlage im Personalwesen durch Personalassistent-Ausbildung aufbauen
• Grundwissen für allgemeine Personaladministration aneignen
• Wissen über Personalfragen erweitern
• Sich auch privat weiterentwickeln - z.B. durch besseren Umgang mit Prioritäten
• Vorbereitung auf externe Prüfung - auch durch Simulationsprüfung
• Sicherheit durch Personalassistent-Ausbildung gewinnen, sich in der Branche Personalwesen wohl fühlen und weiterentwickeln wollen
• Im Personalwesen als Personalassistent oder Personalassistentin Fuss fassen

Nach Abschluss des Lehrgangs steht Personalassistentinnen und Personalassistenten beispielsweise eine Weiterbildung zum HR-Fachmann / zur HR-Fachfrau mit eidgenössischem Fachausweis offen, ebenso wie diverse Lehrgänge von Schulen, Verbänden und Höheren Fachschulen.

Eine Umfrage bei Bildungsinteressenten, die bei einer oder mehreren Schulen eine Anfrage für die Personalassistentin-Ausbildung oder Personalassistent-Ausbildung getätigt haben, ergibt folgendes Ergebnis:

• Bei 47 % hat eine Online-Bewertung zur Schulanfrage geführt
• 29 % kannte die Schulen schon vor der Anfrage
• 24 % wurde die Schule empfohlen, die er oder sie angefragt haben

Schulen mit guten Online-Bewertungen werden öfter für die Ausbildung Personalassistent / Personalassistentin (neu HR-Assistent / HR-Assistentin) angefragt, wie auch dieses Umfrageergebnis der Bildungsplattform Ausbildung-Weiterbildung.ch bestätigt. Deshalb publiziert die Bildungsplattform auch Sternchen-Bewertungen von Schulen durch Schüler, um künftigen Schülern die Schulwahl etwas zu erleichtern.

Weitere interessante Gründe erfuhren wir noch per Textantworten:

• Schulen in meiner Nähe
• Ort und Startzeit wären passend
• Ich möchte eine Probelektion machen
• Suche Ausbildung möglichst nahe von zu Hause
• Internet Recherche
• Internet search
• Nähe vom Wohnort 
• Ist in der Nähe 
• Da alles online ist
• Online Unterricht
• Schulen in meiner Nähe
• Weil ich die Schule nicht kenne und es in der Nähe ist
• Standort bedingt
• Zufällig
• Startdatum
• Da ich mehr Informationen zu der Weiterbildungen haben möchte und mir der Anbieter nicht fremd ist
• der Ausbildungstag passt am besten

Man erhält in der Ausbildung als HR-Assistent bzw. HR-Assistentin eine Wissensvermittlung auf Stufe Sachbearbeiter, um eine qualifizierte Tätigkeit in der Personaladministration ausüben zu können. In kleineren Betrieben erledigen sie Aufgaben rund um die Personaladministration selbständig. In grösseren Unternehmen unterstützen und entlastenSachbearbeiter/innen in der HR-Assistenz ihren Vorgesetzten / ihre Vorgesetzte wirksam.

Im Bereich der Personalassistenz wird von der Trägerschafts HRSE eine Zertifikatsprüfung angeboten, die von HR Swiss, dem Verband der Personaldienstleister Swissstaffing, dem Kaufmännischen Verband Zürich, dem Schweizerischen Arbeitgeberverband, dem Verband der Personal- und Ausbildungsfachleute (VPA) sowie dem Verband Schweizerischer Arbeitsmarktbehörden (VSAA) getragen wird. Somit geniesst der Abschluss zum / zur „Personalassistent/in mit Zertifikat von HRSE Human Resources Swiss Exams“ ein weitreichendes Ansehen in der Schweiz.

Je nach gewählter Ausbildungsstätte hat der Zertifikatslehrgang Personalassistent / Personalassistentin eine Dauer von einem bis zwei Semester, die berufsbegleitend absolviert werden.

Eine Personalassistent (in der Schweiz) übernimmt im Tagesgeschäft Assistenzfunktionen und -aufgaben im Personalwesen von grösseren Unternehmen. In KMUs und im öffentlichen Dienst kann er gar selbständig die Lohn- und Personaladministration führen sowie grundlegende Fragen des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts bearbeiten. Zudem unterstützt er die Planung und Koordination aller Personalaktivitäten sowie die personengerechte Unternehmensführung.

Der Lehrgang in HR-Assistenz als Personalassistenten bzw. zur Personalassistentin eignet sich:

• für alle die den Einstieg in den Bereich Personalwesen realisieren möchten. (Bei den meisten Stellenangeboten wird die Ausbildung vorausgesetzt).
• für Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen die sich die theoretischen Kenntnisse in der Praxis angeignet haben und ihre Personalwesenkenntnisse festigen und vertiefen möchten.
• für zukünftige Absolventen / Absolventinnen des Lehrgangs HR-Fachmann / HR-Fachfrau mit eidgenössischem Fachausweis stellt die bestandene Zertifikatsprüfung eine Zulassungsvoraussetzung dar. 

Nach erfolgreichem Abschluss des Lehrgangs wird das Zertifikat HR-Assistent / HR-Assistentin (Personalassistent / Personalassistentin) mit Anerkennung des Schweizerischen Trägervereins für Berufs- und höhere Fachprüfungen im Human Resources ausgestellt. Der Zertifikatsabschluss ist bei den Arbeitgebern etabliert und anerkannt und wird fast ausnahmslos bei Stellenausschreibungen im Bereich der Personalassistenz vorausgesetzt.

Die Personalassistent / Personalassistentin Zertifikatsprüfung besteht aus fünf Prüfungsteilen, die online durchgeführt werden und insgesamt drei Stunden umfassen. Mit 30 Prozent liegen die Hauptgewichtungen auf den Prüfungsteilen „Personaladministration“ sowie „Lohnadministration“. Mit einer Gewichtung von 20 Prozent erfolgt der Teil „Arbeitsrechtliche Grundlagen“ sowie mit jeweils 10 Prozent Gewichtung die beiden Prüfungsteile „Grundlagen Human Resource Management“ sowie „Weitere Gebiete“.

Zur Zertifikatsprüfung „Personalassistent/in mit Zertifikat von HRSE Human Resources Swiss Exams“ wird zugelassen, wer über ein EFZ oder eine Maturität verfügt und mindestens zwei Jahre allgemeine Berufspraxis nach Abschluss vorweisen kann oder ohne eine dieser Abschlüsse mindestens vier Jahre allgemeine Berufserfahrung besitzt. Die Beschäftigungsdauer ist auf eine 100%-Tätigkeit ausgerichtet, bei einem niedrigeren Pensum verlängert sich die erforderliche Mindestberufstätigkeit entsprechend.