Wie gehe ich vor bei der Dokumenten-Ablage?
Comment procéder pour le classement des documents ?
Lors du classement des documents, les étapes suivantes sont importantes, qu'il s'agisse de documents numériques ou physiques :
- réfléchir à une structure de dossiers appropriée (ainsi qu'à des sous-dossiers ou à une table des matières) ou à une répartition des matières
- choisir un système de dossiers concret : lieu, hiérarchie, noms de fichiers, etc.
- remplir le nouveau système d'archivage avec les fichiers / documents existants
- Augmenter au maximum l'efficacité, par exemple en supprimant les documents papier grâce à la numérisation et aux logiciels correspondants ou en classant les documents immédiatement après leur utilisation.
- assurer la protection des données (sauvegardes, protection contre le piratage, fermeture des armoires ou des bureaux)
- Organiser et gérer les droits d'accès aux dossiers (nécessité d'une réglementation claire et transparente)
- Contrôler et optimiser régulièrement la gestion des documents (éventuellement avec une aide professionnelle)
