Wie gehe ich vor bei der Dokumenten-Ablage?

Bei der Dokumentenablage sind folgende Schritte wichtig – ob digital oder physisch:

• geeignete Ordnerstruktur (sowie Unterordner oder Inhaltsverzeichnis) oder Fächerverteilung überlegen
• konkretes Ordnersystem wählen: Ort, Hierarchie, Dateinamen etc.
• neues Ablagesystem mit vorhandenen Dateien / Dokumenten befüllen
• Effizienz maximal steigern z.B. durch Abschaffung von Papierdokumenten dank Digitalisierung sowie entsprechende Softwareprogramme oder durch Ablage der Dokumente unmittelbar nach Gebrauch
• Schutz der Daten sicherstellen (Backups, Schutz vor Hacking, Abschliessen von Schränken oder Büros)
• Zugriffsrechte auf Ordner organisieren und verwalten (klare und transparente Regelung notwendig)
• Dokumentenmanagement regelmässig kontrollieren und optimieren (ev. auch mit professioneller Hilfe)