Ablagesystem Büro: Ausbildung, Kurs, Übersicht Anbieter, Checklisten, Fragen-Antworten

Ablagefächer dienen dem Dokumentenmanagement und der Ordnung. Meist sind es stapelbare stabile DIN A4 Plastikbehälter, die sich beschriften lassen. Damit kann im Büro Ordnung gehalten werden und im Bedarfsfall findet man schnell die nötigen Unterlagen. Alternativ gibt es auch Hängemäppchen für in Schubladen oder Bundesordner.

Büro Ablage oder weitere Ablagen sind wichtig, weil:

• ein einwandfreier Informationsfluss gewährt werden soll
• ist einer der wichtigsten Bereiche der Organisation im Sekretariat, damit es einwandfrei funktioniert
• um benötigte Unterlagen schnell und unkompliziert aufzufinden
• jedermann  / jederfrau sich zurecht findet, sofern er die Logik hinter der Ablage versteht
• dann eine Stellvertretung bei Ausfall sichergestellt werden kann
• es teilweise auch gesetzlich verlangt wird (Patientendossiers, Datenschutzgesetz etc.)

Eine Papierablage in Ordnern hat folgende Vorteile:

• Ordner können viel Papier fassen
• Ablage ist eindeutig, dauerhaft und vollständig
• in eindeutiger Reihenfolge
• mit Registern
• Logik durch unterschiedliche Farben möglich
• kleinere Unterlagen oder Zusatzbroschüren können in Sichthüllen oder DVDs abgeheftet werden
• Büromöbel sind auf die Masse der Ordner ausgerichtet

Dafür sind Ordner eher sperrig und unhandlich und können bis zu vier Kilo pro Stück wiegen.

Folgende Ablagearten gibt es für ein Büro Ablagefach:

• Stehende Ablage
  • Ordner
  • Stehsammler
  • Archivboxen

• Hängende Ablage
  • Hängemappen
  • Hängetaschen

• Liegende Ablage
  • Klarsichthüllen
  • Schnellhefter
  • Aktendeckel

Bei der Dokumentenablage sind folgende Schritte wichtig – ob digital oder physisch:

• geeignete Ordnerstruktur (sowie Unterordner oder Inhaltsverzeichnis) oder Fächerverteilung überlegen
• konkretes Ordnersystem wählen: Ort, Hierarchie, Dateinamen etc.
• neues Ablagesystem mit vorhandenen Dateien / Dokumenten befüllen
• Effizienz maximal steigern z.B. durch Abschaffung von Papierdokumenten dank Digitalisierung sowie entsprechende Softwareprogramme oder durch Ablage der Dokumente unmittelbar nach Gebrauch
• Schutz der Daten sicherstellen (Backups, Schutz vor Hacking, Abschliessen von Schränken oder Büros)
• Zugriffsrechte auf Ordner organisieren und verwalten (klare und transparente Regelung notwendig)
• Dokumentenmanagement regelmässig kontrollieren und optimieren (ev. auch mit professioneller Hilfe)

Ein Ablagesystem Büro beinhaltet beispielsweise folgendes:

• Briefablagen
• Briefständer
• Dokumentenkassetten
• Schubladenboxen
• Sortierstationen
• Stehsammler
• Ordner
• Archiv

Pauschal ist es schwierig zu sagen, ob ein Ablagefach Büro oder digital besser ist. Beides hat natürlich Vorteile – bei digital braucht es weniger Platz im Büro, zur Sicherheit mehrfach ablegbar, in Softwaresystemen weiterverwendbar und man kann von überall zugreifen sowie überallhin schnell verteilen (wenn weiter weg). Bei der physischen Ablage braucht es keine zusätzliche Digitalisierung, die Datensicherheit ist teilweise einfacher zu organisieren und schnellere lokale Verteilung möglich. Man muss dies also je nach Gegebenheit und Bedarf des Unternehmens entscheiden.

Akten Ablage hat folgende wichtige Kriterien:

• Bausteinprinzip für Ordner und Unterordner resp. Inhaltsverzeichnisse
• Namen sollten immer nach dem gleichen Prinzip geschrieben werden (Datum, Name etc.)
• Man sollte sofort erkennen, nach welcher Logik abgelegt wurde und dies einheitlich durchziehen
• Kollegen über die Logik und Ablageart informieren oder gleich irgendwo ersichtlich dokumentieren

Ablagekörbe können Stress vorbeugen. In einem Eingangsfach können anstehende Aufgaben gesammelt werden, bis man Zeit hat diese zu erledigen. Sie gehen aber so sicher nicht vergessen. Alles andere kann man gut in einem Ablagekorb sortiert bei Bedarf schnell wieder auffinden. Und dies spart Zeit. Durch die Sortierung weiss man stets, was wofür gebraucht wird und um Fristen einhalten zu können. Es ist wichtig für den Informationsverlauf in jedem Unternehmen und andere im Team finden sich ebenfalls einfacher zurecht.

Der Aufbau einer Büroablage könnte folgendermassen aussehen:

• Grundstruktur mit Prioritätensystem aufbauen
• Ordner und Ablagefächer nach selbsterklärender Grundstruktur anlegen
• Kleine Aufgaben direkt erledigen oder bündeln
• Schreibtischbuch als Alternative zur Zettelwirtschaft
• Nutzen Sie den Papierkorb
• Singletasking statt Multitasking
• Abschluss der Aufgabe durch sorgfältige Ablage
• Verlassen Sie den Arbeitsplatz stets mit aufgeräumtem Schreibtisch